Privacy Policy for Recruitment through Teamtailor

The recruitment management service and simplification of the hiring process (“Service”) is provided by Teamtailor on behalf of Nexer Recruit (“Data Controller” "we" "us" etc.). It is important that individuals using the Service (“Users”) feel confident and informed about how we handle their personal data during the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standards when it comes to data protection. We process, manage, use, and protect Users' personal data in accordance with this privacy policy ("Privacy Policy").

1. General Information
   We are the Data Controller in accordance with applicable data protection legislation. Users' personal data is processed for the purpose of managing and facilitating the recruitment of employees for our business.
2. Collection of Personal Data
   We are responsible for processing the personal data that Users contribute to the Service or the personal data we collect in other ways with regard to the Service.

When and how we collect personal data
We collect personal data about Users from Users themselves when Users:

• Apply via the Service or otherwise add personal data about themselves either directly or by using a third party such as Facebook or LinkedIn;
• Use the Service to connect with our staff by adding personal data about themselves either directly or via a third party, such as Facebook or LinkedIn;
• Provide identifiable information in the chat (provided via the website that uses the Service) and any such information relevant to the application process.

We collect data from third parties such as Facebook, LinkedIn, and other public sources. This is known as “Sourcing” and is carried out manually by our employees or automatically via the Service.

In some cases, existing employees may make recommendations regarding potential job candidates. These employees will add personal data about potential candidates. In such cases, the potential candidate is considered a User under this Privacy Policy and will be informed of the data processing.

Categories of personal data collected and processed
The categories of personal data that may be collected via the Service may include information that identifies physical individuals, such as names, emails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn accounts, responses to questions asked during recruitment, job titles, education, and other information that the User or others have provided via the Service. Only personal data relevant to the recruitment process is collected and processed.

Purpose and legality of the processing
The purpose of collecting and processing personal data is to manage recruitment. The legality of the processing of personal data is our legitimate interest in simplifying and facilitating recruitment.

Personal data processed for the purpose of aggregated analysis or market research is always anonymized. Such personal data cannot be used to identify a specific user and is therefore not considered personal data.

Consent from the data subject
The User consents to the processing of personal data by the Data Controller for the purpose of managing recruitment. The User consents to personal data being collected via the Service when the User:

• Applies via the Service and adds personal data about themselves either directly or by using a third party such as Facebook or LinkedIn, and that the Data Controller may use external sourcing tools to add additional information; and
• Uses the Service to connect with the Data Controller's recruitment department, adding personal data about themselves either directly or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.

The User also consents to the Data Controller collecting publicly available information about the User and compiling it for recruitment purposes.

The User consents to the processing of personal data collected under the above subsections (a) and (b) in accordance with the below sections on Storage and Transfer and How long personal data is processed.

The User has the right to withdraw their consent at any time by contacting the Data Controller using the contact details provided in section 9. However, exercising this right may mean that the User will not be able to apply for a specific job or otherwise use the Service.

Storage and Transfer
Personal data collected via the Service is stored and processed within the EU/EEA, in such third countries deemed by the European Commission to provide an adequate level of protection, or by such providers who have entered into legally binding agreements that fully comply with the legality of transfers to third countries or other providers where sufficient safeguards exist to ensure the rights of the data subjects. To obtain documentation of such safeguards, please contact us using the contact details provided in section 9.

How long personal data is processed
As long as a User does not object in writing to the processing of their personal data, the data will be stored and processed by us in accordance with the purposes stated above. We retain your data in our system for a period of 24 months from the date it was first collected. After this period, you, as a candidate, will receive an automatic email from us requesting your renewed consent (opt-in) to continue storing your personal information.

This email will include a request for you to approve the retention and use of your data for the previously informed purposes. To ensure your comfort with how your data is handled, you will have the opportunity to easily confirm your consent by following the instructions in the automatic email. If the User does not agree to the continued storage of their information, their personal information will be immediately deleted from our system in accordance with applicable data protection legislation. If we do not receive your renewed consent after the email is sent, the User will receive a reminder via email. After one week, the information will automatically be deleted if the User has not actively opted to remain in the system (opt-in). If you, as a User, wish for your personal data not to be processed for this purpose (future recruitment), please contact us using the contact details in section 9.

1. User Rights
   Users have the right to request information about the personal data processed by us by notifying us in writing using the contact details provided in section 9 below. Users are entitled to one (1) copy of the processed personal data that pertains to them at no cost. For additional copies, the Data Controller reserves the right to charge a reasonable fee based on administrative costs for such requests.

Users have the right to request, if necessary, the correction of inaccurate personal data about them by making such a request in writing using the contact details in section 9 below.

Users have the right to request the deletion or restriction of processing and the right to object to processing based on legitimate interest in certain circumstances.

The User has the right to withdraw consent to processing that has been given to the Data Controller. However, exercising this right may mean that the User will not be able to apply for a specific job or otherwise use the Service.

In certain circumstances, the User has the right to data portability, meaning the right to obtain their personal data and transfer it to another data controller, provided this does not adversely affect the rights and freedoms of others.

Users have the right to lodge a complaint with the supervisory authority regarding the processing of their personal data if they believe that the processing is in violation of current data protection legislation.

1. Security
   We prioritize personal privacy and actively work to ensure that Users' personal data is handled with the utmost care. We take the measures reasonably required to ensure that Users' personal data is processed securely and in accordance with this Privacy Policy and GDPR.

However, transferring information over the internet and mobile networks can never be completely risk-free, and all transmissions are made at the User's own risk. It is important that Users also take responsibility for ensuring that their information is protected. Users are responsible for keeping their login details confidential.

1. Transfer of Personal Data to Third Parties
   We will not sell or transfer Users' personal data to third parties.

However, we may transfer personal data to:

• Our suppliers and subcontractors, in their roles as data processors and sub-processors, according to our instructions, to provide the Service;
• Authorities or legal advisors in the event of suspected criminal activity or improper behavior; and
• Authorities, legal advisors, or other entities if required by law or government decision.

We only transfer Users' personal data to third parties we trust. We carefully select partners to ensure that Users' personal data is processed in accordance with applicable data protection legislation. We collaborate with the following categories of data processors: Teamtailor, which provides the Service, server and hosting companies, email service providers, video processing companies, information sourcing companies, analytics service providers, and other companies related to the provision of the Service.

1. Aggregated Data (Non-Identifiable Personal Data)
   We may share aggregated information with third parties. This aggregated information is compiled from data collected through the Service and may consist of statistics about internet traffic or geographic usage of the Service. Aggregated information does not contain any information that can be linked to an individual and therefore does not constitute personal data.
2. Cookies
   When Users use the Service, information about their usage may be stored through cookies. Cookies are passive text files stored by the browser on the User’s device, such as their computer, mobile phone, or tablet, when connected to the Service. We use cookies to facilitate Users' use of the Service and to gather information such as statistics on their use of the Service. This is done to ensure, maintain, and improve the Service. The information collected through cookies may also constitute personal data, and in such cases, the processing is covered by our Cookie Policy.

Users can refuse the use of cookies at any time by changing the settings on their device. However, this may result in a reduced experience of the Service, such as some features of the Service no longer being available.

1. Changes
   We reserve the right to modify or add to this Privacy Policy at any time. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User either has received an email informing them of the new version (using the email address provided by the User in connection with using the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.
2. Contact
   For questions, further information about our handling of personal data, or to contact us for other matters, please use the following contact details: Nexer Recruit marta.lundin@nexergroup.com

Sekretesspolicy för rekrytering genom Teamtailor

Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av Nexer Recruit ("Personuppgiftsansvarig" "vi" "oss" etc.). Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur vi hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna sekretesspolicy ("Sekretesspolicy").

1. Allmänt

Vi är Personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Användarnas personuppgifter behandlas med syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet.

2. Insamling av personuppgifter

Vi ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som Användarna bidrar till Tjänsten, eller för de personuppgifter som vi på andra sätt samlar in med avseende på Tjänsten.

När och hur vi samlar in personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter om Användare från Användare, när Användare;

• gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t. ex. Facebook eller LinkedIn;
• använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn;
• tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.

Vi samlar in data från tredje part, som Facebook, LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten.

I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande. Sådana anställda kommer att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden som Användare inom ramen för denna sekretesspolicy och kommer att informeras om behandlingen.

Kategorier av personuppgifter som är insamlade och som behandlas
De kategorier av personuppgifter som kan samlas in via Tjänsten kan användas för att identifiera fysiska personer från namn, e-post, bilder och videor, information från Facebook och LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som Användaren eller andra har tillhandahållit via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas.

Ändamålet och lagenligheten av behandlingen
Ändamålet med insamling och behandling av personuppgifter är att hantera rekrytering. Lagligheten i behandlingen av personuppgifter är vårt legitima intresse att förenkla och underlätta rekrytering.

Personuppgifter som behandlas med ändamålet aggregerad analys eller marknadsundersökning görs alltid oidentifierbara. Sådana personuppgifter kan inte användas för att identifiera en viss användare. Sådana personuppgifter anses därför inte som personuppgifter.

Samtycke från den registrerade
Användaren samtycker till behandling av personuppgifter med Personuppgiftsansvariges ändamålet att hantera rekrytering. Användaren samtycker att personuppgifter samlas in via Tjänsten, när Användare;

• gör en ansökan via Tjänsten, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part som Facebook eller LinkedIn, och att den Personuppgiftsansvarige kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information; och
• använder Tjänsten för att ansluta till Personuppgiftsansvariges rekryteringsavdelning, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredjepartskälla som Facebook eller LinkedIn.

Användaren samtycker också till att Personuppgiftsansvarige samlar in offentligt tillgänglig information om Användaren och sammanställer dem för användning i rekryteringsändamål.

Användaren samtycker till att personuppgifter som samlas in enligt ovanstående a) och b) behandlas enligt nedanstående avsnitt Lagring och överföring samt Hur länge personuppgifterna behandlas.

Användaren har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Personuppgiftsansvarige med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under 9. Nyttjandet av denna rättighet kan dock innebära att Användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.

Lagring och överföring
De personuppgifter som samlas in via Tjänsten lagras och behandlas inom EU / EES, sådant tredjeland som anses av Europeiska kommissionen för att ha tillräcklig skyddsnivå eller behandlas av sådana leverantörer som har ingått sådana bindande avtal som helt uppfyller lagenligheten av överföringar till tredje land eller till andra leverantörer där tillräckliga skyddsåtgärder finns för att säkerställa de registrerades rättigheter. För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder, kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna som anges i punkt 9.

Hur länge personuppgifterna behandlas

Så länge en Användare inte skriftligen motsätter sig behandling av sina personuppgifter kommer personuppgifterna att lagras och behandlas av oss med hänsyn till ovan angivna syften. Vi behåller dina uppgifter i vårt system under en tidsperiod av 24 månader från det att de först samlades in. Efter denna tidsperiod kommer du som kandidat att få ett automatiskt e-postmeddelande från oss som kräver ditt återmedgivande (opt-in) för att vi ska fortsätta spara din personliga information.

Detta e-postmeddelande kommer att innehålla en begäran om att du godkänner att vi behåller och använder dina uppgifter för de ändamål som tidigare har informerats om. För att säkerställa att du är bekväm med hur din information hanteras, kommer du att ha möjlighet att enkelt bekräfta ditt medgivande genom att följa instruktionerna i det automatiska e-postmeddelandet. Om Användaren inte godkänner att informationen fortsätter att lagras kommer din personliga information att raderas omedelbart från vårt system i enlighet med gällande lagstiftning om dataskydd. Om vi inte mottar ditt återmedgivande efter att e-postmeddelandet skickats får Användaren en notis via e-postmeddelande. Efter en vecka raderas informationen automatiskt om Användaren inte aktivt valt att bli kvar i systemet (opt-in). Om du som Användare önskar att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål (framtida rekrytering), kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9.

 

3. Användarens rättigheter

Användare har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas av oss genom att skriftligen underrätta oss genom att använda kontaktuppgifterna enligt punkt 9 nedan. Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.

Användare har rätt till, vid behov, korrigering av felaktiga personuppgifter om den Användaren, genom att skriftligen begära sådan korrigering med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9 nedan.

Användaren har rätt att kräva radering eller begränsning av behandling, och rätten att invända mot behandling baserat på berättigat intresse under vissa omständigheter.

Användaren har rätt att återkalla ett samtycke till behandling som har givits av Användaren till den Personuppgiftsansvarige. Att nyttja denna rätt kan dock innebära att användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.

Användaren har under vissa omständigheter rätt till överföring av sina personuppgifter (dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut sina personuppgifter och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter.

Användaren har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandling av sina personuppgifter, om Användaren anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning.

4. Säkerhet

Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR.

Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske med helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.

5. Överföring av personuppgifter till tredje parter

Vi kommer inte sälja eller överföra Användares personuppgifter till tredje parter.

Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till;

• våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;
• myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
• myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.

Vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer noga partners för att se till att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Tjänsten.

6. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)

Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.

7. Cookies

När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår Cookie Policy.

Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.

8. Ändringar

Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till sekretesspolicyn. Den senaste versionen av sekretesspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till Användarna när Användaren antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar Användaren om den nya versionen (med den e-postadress som Användaren anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när användaren annars informeras av den nya sekretesspolicyn.

9. Kontakt

För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter; Nexer Recruit marta.lundin@nexergroup.com